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Buchhaltung und Rechnungen für Kitas

Jeden Monat dieselben Elternbeiträge, dazu Essensgeld, Zuschüsse und Ausflüge: In einer Kita wiederholt sich fast alles. Saldiqo erzeugt die Beitragsrechnungen für alle Familien auf einmal, ordnet die Zahlungen zu und zeigt, wer noch offen ist.

Aktualisiert:

Das fällt bei Kitas an

Viele gleiche Rechnungen

Je nach Grösse sind es 20 bis 150 Familien, die jeden Monat einen Beitrag zahlen. Von Hand ist das ein halber Tag Arbeit, und ein Tippfehler fällt erst auf, wenn eine Familie nachfragt.

Mehrere Geldquellen

Elternbeiträge, Zuschüsse von Gemeinde oder Träger, Spenden und Einnahmen aus Veranstaltungen laufen parallel. Wer sie nicht sauber trennt, rechnet am Jahresende lange.

Ein- und Austritte im Jahr

Kinder kommen zum Monatsersten oder gehen mitten im Jahr. Beiträge müssen anteilig stimmen, und Korrekturen brauchen eine saubere Gutschrift statt eines überschriebenen Betrags.

So hilft dir Saldiqo

  • Rechnungslauf aus einer CSV-DateiDu lädst eine Liste mit Familien und Beträgen hoch, Saldiqo legt alle Rechnungen als Entwurf an. Nach der Prüfung schreibst du sie mit einem Schritt fest.
  • Serienrechnungen für feste BeiträgeBleibt der Beitrag gleich, erzeugt eine Serienrechnung ihn jeden Monat zum festen Termin.
  • Offene Posten und MahnungenNach dem Hochladen des Kontoauszugs siehst du, welche Familie noch nicht gezahlt hat, und schickst eine Zahlungserinnerung mit einem Klick.
  • Kostenstellen je GruppeOrdne Einnahmen und Ausgaben Gruppen oder Standorten zu und sieh in der Auswertung, was jede Gruppe kostet.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

  • Elternbeitrag Monat Oktober, Ganztag
  • Essensgeld Monat Oktober
  • Bastel- und Materialgeld, Quartalspauschale
  • Randzeitenbetreuung, 12 Stunden
  • Anmeldegebühr
  • Rechnungskorrektur: Betreuung an Schliesstagen

Steuern und Rechnungen in der Schweiz

Was für Rechnungen in der Schweiz gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Mehrwertsteuer
Normalsatz 8,1 %, reduzierter Satz 2,6 %, Beherbergung 3,8 %. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Ohne MWST-Pflicht
Liegt dein weltweiter Umsatz aus steuerbaren Leistungen unter CHF 100'000 im Jahr, bist du von der Steuerpflicht befreit. Dann zeigt Saldiqo weder MWST noch MWST-Nummer auf der Rechnung, denn wer nicht registriert ist, darf keine MWST ausweisen. Für gemeinnützige, ehrenamtlich geführte Sport- und Kulturvereine liegt die Grenze bei CHF 250'000.
Pflichtangaben
Auf die Rechnung gehören Name und Ort des Leistungserbringers, die Firma so, wie sie im Handelsregister steht, dazu Empfänger, Leistung, Datum und Betrag. Bist du MWST-pflichtig, steht auch deine MWST-Nummer darauf, zum Beispiel CHE-123.456.789 MWST. Eine Rechnungsnummer schreibt das Gesetz nicht vor, sie wird aber empfohlen.
QR-Rechnung
Seit dem 30. September 2022 ist die QR-Rechnung der einzige Einzahlungsschein. Saldiqo setzt den Zahlteil mit Empfangsschein auf jede Rechnung, in CHF oder EUR, mit QR-IBAN und Referenz oder mit normaler IBAN.
E-Rechnung
Zwischen Unternehmen gibt es keine Pflicht. Der Bund verlangt E-Rechnungen ab einem Auftragswert über CHF 5'000.
MWST-Abrechnung
Sie geht über das ePortal der ESTV und nur noch elektronisch, in der Regel quartalsweise nach der effektiven Methode, innert 60 Tagen. Saldiqo zeigt Umsatz und MWST je Satz. Abgerechnet wird im ePortal oder über deine Treuhand.
Aufbewahrung
Zehn Jahre nach Art. 958f OR.
Zahlungsverzug
Der Verzugszins beträgt 5 % (Art. 104 OR). Verzug tritt in der Regel erst mit einer Mahnung ein, ausser es gibt einen festen Verfalltag. Eine Pauschale gibt es nicht. Mahngebühren darfst du nur verlangen, wenn sie in deinen AGB vereinbart sind.

Für Kitas in der Schweiz

In der Schweiz zahlen viele Gemeinden einen Teil der Kita-Kosten über Betreuungsgutscheine. Den Anteil der Gemeinde und den Elternanteil schreibst du als zwei Positionen oder zwei Rechnungen, jeweils mit QR-Zahlteil.

Häufige Fragen

Kann ich Beiträge für viele Familien auf einmal abrechnen?

Ja. Mit einem Rechnungslauf legst du aus einer CSV-Datei alle Rechnungen als Entwurf an, prüfst sie und schreibst sie gemeinsam fest. Danach siehst du, was bezahlt, offen und überfällig ist.

Wie behandle ich steuerfreie Betreuungsleistungen?

Betreuung, Verpflegung und Zuschüsse werden häufig unterschiedlich besteuert, und viele Träger sind von der Umsatzsteuer befreit. Welche Regel für dich gilt, klärst du mit deiner Steuerberatung. In Saldiqo setzt du je Position den Satz 0 % und schreibst den Hinweis in den Schlusstext.

Müssen Kitas in der Schweiz MWST ausweisen?

Nur wer MWST-pflichtig ist. Bei einem weltweiten Umsatz unter CHF 100'000 aus steuerbaren Leistungen besteht keine Pflicht, dann darfst du auch keine MWST auf die Rechnung schreiben. Wer die Grenze erreicht, meldet sich innert 30 Tagen an.

Brauchen Kitas in der Schweiz eine E-Rechnung?

Zwischen Unternehmen nicht. Nur der Bund verlangt sie ab einem Auftragswert über CHF 5'000. Für Zahlungen ist die QR-Rechnung der Standard, und die erzeugt Saldiqo für dich.

Wie lange müssen Kitas Rechnungen aufbewahren?

Zehn Jahre nach Art. 958f OR. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung bleibt bei dir.

Saldiqo kostenlos testen

Rechnungen schreiben, Zahlungen zuordnen, Belege sammeln und mahnen: kostenlos und ohne Testphase.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.