Buchhaltung und Rechnungen für Planungsbüros

Leistungsphasen, Abschläge nach Baufortschritt, Gutachten nach Aufwand: Wer plant und begutachtet, rechnet in Phasen und Stufen. Saldiqo stellt Abschläge aus dem Angebot, führt die Schlussrechnung und zeigt je Projekt, was schon bezahlt ist.

Aktualisiert: 16. Oktober 2026

Das fällt bei Planungsbüros an

Abrechnung in Phasen

Planungsleistungen werden in Stufen erbracht und abgerechnet. Zu jeder Stufe gehört ein Abschlag, am Ende eine Schlussrechnung.

Lange Projektlaufzeiten

Ein Projekt dauert Monate bis Jahre. Offene Abschläge und späte Zahlungen müssen im Blick bleiben.

Nebenkosten

Reise, Plot, Vervielfältigung und Gutachtergebühren werden oft pauschal oder nach Beleg weiterberechnet.

Mehrere Projekte parallel

Jedes Projekt hat eigene Honorare, Kosten und Termine. Die Zahlen sollen je Projekt zu sehen sein.

So hilft dir Saldiqo

Abschläge aus dem AngebotHonorar nach Leistungsphasen als Angebot, die Abschläge stellst du direkt daraus.
SchlussrechnungDie Schlussrechnung zieht alle bezahlten Abschläge ab.
Kostenstelle je ProjektOrdne Rechnungen, Ausgaben und Zeiten einem Projekt zu und sieh die Auswertung je Kostenstelle.
Zeiterfassung für AufwandsleistungenGutachten und Beratung nach Aufwand erfasst du in Stunden und erzeugst daraus die Rechnung.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

Leistungsphase 3, Abschlag 1 von 3
Leistungsphase 4, Genehmigungsplanung
Nebenkosten, Pauschale
Gutachten nach Aufwand, Stunden
Ortstermin, Anfahrt
Plot und Vervielfältigung laut Beleg

Steuern und Rechnungen in der Schweiz

Was für Rechnungen in der Schweiz gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Mehrwertsteuer: Normalsatz 8,1 %, reduzierter Satz 2,6 %, Beherbergung 3,8 %. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Ohne MWST-Pflicht: Liegt dein weltweiter Umsatz aus steuerbaren Leistungen unter CHF 100'000 im Jahr, bist du von der Steuerpflicht befreit. Dann zeigt Saldiqo weder MWST noch MWST-Nummer auf der Rechnung, denn wer nicht registriert ist, darf keine MWST ausweisen. Für gemeinnützige, ehrenamtlich geführte Sport- und Kulturvereine liegt die Grenze bei CHF 250'000.
Pflichtangaben: Auf die Rechnung gehören Name und Ort des Leistungserbringers, die Firma so, wie sie im Handelsregister steht, dazu Empfänger, Leistung, Datum und Betrag. Bist du MWST-pflichtig, steht auch deine MWST-Nummer darauf, zum Beispiel CHE-123.456.789 MWST. Eine Rechnungsnummer schreibt das Gesetz nicht vor, sie wird aber empfohlen.
QR-Rechnung: Seit dem 30. September 2022 ist die QR-Rechnung der einzige Einzahlungsschein. Saldiqo setzt den Zahlteil mit Empfangsschein auf jede Rechnung, in CHF oder EUR, mit QR-IBAN und Referenz oder mit normaler IBAN.
E-Rechnung: Zwischen Unternehmen gibt es keine Pflicht. Der Bund verlangt E-Rechnungen ab einem Auftragswert über CHF 5'000.
MWST-Abrechnung: Sie geht über das ePortal der ESTV und nur noch elektronisch, in der Regel quartalsweise nach der effektiven Methode, innert 60 Tagen. Saldiqo zeigt Umsatz und MWST je Satz. Abgerechnet wird im ePortal oder über deine Treuhand.
Aufbewahrung: Zehn Jahre nach Art. 958f OR.
Zahlungsverzug: Der Verzugszins beträgt 5 % (Art. 104 OR). Verzug tritt in der Regel erst mit einer Mahnung ein, ausser es gibt einen festen Verfalltag. Eine Pauschale gibt es nicht. Mahngebühren darfst du nur verlangen, wenn sie in deinen AGB vereinbart sind.

Häufige Fragen

Kann ich nach Leistungsphasen abrechnen?

Ja. Du schreibst das Honorar als Angebot und stellst die Abschläge direkt daraus. Die Schlussrechnung zieht sie ab.

Wie sehe ich, was ein Projekt einbringt?

Mit Kostenstellen. Du ordnest Rechnungen, Ausgaben und Zeiten dem Projekt zu.

Müssen Planungsbüros in der Schweiz MWST ausweisen?

Nur wer MWST-pflichtig ist. Bei einem weltweiten Umsatz unter CHF 100'000 aus steuerbaren Leistungen besteht keine Pflicht, dann darfst du auch keine MWST auf die Rechnung schreiben. Wer die Grenze erreicht, meldet sich innert 30 Tagen an.

Brauchen Planungsbüros in der Schweiz eine E-Rechnung?

Zwischen Unternehmen nicht. Nur der Bund verlangt sie ab einem Auftragswert über CHF 5'000. Für Zahlungen ist die QR-Rechnung der Standard, und die erzeugt Saldiqo für dich.

Wie lange müssen Planungsbüros Rechnungen aufbewahren?

Zehn Jahre nach Art. 958f OR. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung bleibt bei dir.

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Rechnungen schreiben, Zahlungen zuordnen, Belege sammeln und mahnen: kostenlos und ohne Testphase.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.