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Buchhaltung und Rechnungen für Agenturen

Pitch gewonnen, Projekt gestartet, Freelancer beauftragt, Medienbudget ausgegeben: Eine Agentur rechnet in Projekten und braucht zu jedem Projekt Einnahmen und Ausgaben. Saldiqo führt dich vom Angebot über Abschläge bis zur Schlussrechnung und zeigt je Projekt, was übrig bleibt.

Aktualisiert:

Das fällt bei Agenturen an

Projekte statt Einzelrechnungen

Konzept, Umsetzung, Korrekturschleifen, Abnahme: Ein Projekt läuft über Monate und wird in Stufen abgerechnet. Am Ende muss alles zum Angebot passen.

Fremdleistungen weiterberechnen

Druck, Mediabudget, Stockbilder, Freelancer: Du verauslagst Kosten und stellst sie dem Kunden in Rechnung. Ohne Zuordnung weisst du am Projektende nicht, was verdient wurde.

Retainer und Pauschalen

Laufende Betreuung wird monatlich abgerechnet. Die Rechnung wiederholt sich, der Zahlungseingang muss trotzdem kontrolliert werden.

Team und Steuerberatung

In der Agentur arbeiten mehrere Personen mit Rechnungen. Wer was sehen und ändern darf, sollte klar geregelt sein.

So hilft dir Saldiqo

  • Abschläge und SchlussrechnungMeilensteine stellst du als Abschlags- oder Teilrechnung direkt aus dem Angebot. Die Schlussrechnung zieht sie automatisch ab.
  • Kostenstelle je Kunde oder ProjektOrdne Rechnungen, Ausgaben und Belege einem Projekt zu und sieh in der Auswertung, was es einbringt und kostet.
  • Fremdleistungen erfassenBelege und Rechnungen von Dienstleistern erfasst du als Ausgabe mit derselben Kostenstelle wie das Projekt.
  • Retainer als SerienrechnungDie Monatsrechnung entsteht zum festen Termin, ohne dass du sie jedes Mal schreibst.
  • Rollen im TeamTeammitglieder und Steuerberatung bekommen eigene Zugänge mit eigenen Rechten.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

  • Konzeption und Strategie, pauschal
  • Umsetzung Kampagne, Meilenstein 2 von 3
  • Weiterberechnung Druckkosten laut Beleg
  • Freelancer-Honorar, durchgereicht
  • Retainer Betreuung, Monat November
  • Korrekturschleifen nach Aufwand, Stunden

Steuern und Rechnungen in der Schweiz

Was für Rechnungen in der Schweiz gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Mehrwertsteuer
Normalsatz 8,1 %, reduzierter Satz 2,6 %, Beherbergung 3,8 %. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Ohne MWST-Pflicht
Liegt dein weltweiter Umsatz aus steuerbaren Leistungen unter CHF 100'000 im Jahr, bist du von der Steuerpflicht befreit. Dann zeigt Saldiqo weder MWST noch MWST-Nummer auf der Rechnung, denn wer nicht registriert ist, darf keine MWST ausweisen. Für gemeinnützige, ehrenamtlich geführte Sport- und Kulturvereine liegt die Grenze bei CHF 250'000.
Pflichtangaben
Auf die Rechnung gehören Name und Ort des Leistungserbringers, die Firma so, wie sie im Handelsregister steht, dazu Empfänger, Leistung, Datum und Betrag. Bist du MWST-pflichtig, steht auch deine MWST-Nummer darauf, zum Beispiel CHE-123.456.789 MWST. Eine Rechnungsnummer schreibt das Gesetz nicht vor, sie wird aber empfohlen.
QR-Rechnung
Seit dem 30. September 2022 ist die QR-Rechnung der einzige Einzahlungsschein. Saldiqo setzt den Zahlteil mit Empfangsschein auf jede Rechnung, in CHF oder EUR, mit QR-IBAN und Referenz oder mit normaler IBAN.
E-Rechnung
Zwischen Unternehmen gibt es keine Pflicht. Der Bund verlangt E-Rechnungen ab einem Auftragswert über CHF 5'000.
MWST-Abrechnung
Sie geht über das ePortal der ESTV und nur noch elektronisch, in der Regel quartalsweise nach der effektiven Methode, innert 60 Tagen. Saldiqo zeigt Umsatz und MWST je Satz. Abgerechnet wird im ePortal oder über deine Treuhand.
Aufbewahrung
Zehn Jahre nach Art. 958f OR.
Zahlungsverzug
Der Verzugszins beträgt 5 % (Art. 104 OR). Verzug tritt in der Regel erst mit einer Mahnung ein, ausser es gibt einen festen Verfalltag. Eine Pauschale gibt es nicht. Mahngebühren darfst du nur verlangen, wenn sie in deinen AGB vereinbart sind.

Häufige Fragen

Kann ich Projekte mit Abschlägen abrechnen?

Ja. Du stellst Abschlags- oder Teilrechnungen direkt aus dem Angebot. Die Schlussrechnung zieht sie ab.

Wie sehe ich, ob ein Projekt Gewinn bringt?

Mit Kostenstellen. Du ordnest Rechnungen und Ausgaben einem Projekt zu und siehst die Auswertung je Kostenstelle.

Gibt es Rollen für mein Team?

Ja. Du lädst Teammitglieder und deine Steuerberatung mit eigenen Zugängen und eigenen Rechten ein.

Müssen Agenturen in der Schweiz MWST ausweisen?

Nur wer MWST-pflichtig ist. Bei einem weltweiten Umsatz unter CHF 100'000 aus steuerbaren Leistungen besteht keine Pflicht, dann darfst du auch keine MWST auf die Rechnung schreiben. Wer die Grenze erreicht, meldet sich innert 30 Tagen an.

Brauchen Agenturen in der Schweiz eine E-Rechnung?

Zwischen Unternehmen nicht. Nur der Bund verlangt sie ab einem Auftragswert über CHF 5'000. Für Zahlungen ist die QR-Rechnung der Standard, und die erzeugt Saldiqo für dich.

Wie lange müssen Agenturen Rechnungen aufbewahren?

Zehn Jahre nach Art. 958f OR. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung bleibt bei dir.

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Rechnungen schreiben, Zahlungen zuordnen, Belege sammeln und mahnen: kostenlos und ohne Testphase.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.