Buchhaltung und Rechnungen für Fotografen

Shooting, Bildauswahl, Bearbeitung, Lieferung: Fotografen verkaufen Zeit, Können und Nutzungsrechte, und das alles in einer Rechnung, die Kunden verstehen. Saldiqo führt dich vom Angebot über die Anzahlung bis zur bezahlten Rechnung und hält Kamera, Objektive und Licht im Anlagenverzeichnis.

Aktualisiert: 16. Oktober 2026

Das fällt bei Fotostudios und Fotografen an

Honorar und Nutzungsrechte

Eine Rechnung enthält meist mehrere Teile: Shooting, Bildbearbeitung, Nutzungsrechte, Anfahrt. Kunden wollen sehen, wofür sie zahlen.

Termine mit Anzahlung

Hochzeiten, Events und Firmenaufträge werden lange vorher gebucht. Eine Anzahlung sichert den Termin, die Schlussrechnung folgt nach der Lieferung.

Teures Equipment

Kamera, Objektive, Blitze, Rechner und Software sind ein grosser Posten. Wer sie über die Nutzungsdauer abschreibt, versteuert den Gewinn gleichmässiger.

Unterwegs arbeiten

Reisekosten, Hotel, Mietequipment und Verpflegung fallen an dem Ort an, an dem du fotografierst. Die Belege dazu gehören zur Abrechnung.

So hilft dir Saldiqo

Angebot mit PositionenHonorar, Bearbeitung, Nutzungsrechte und Anfahrt als einzelne Positionen. Der Kunde sieht, was wofür anfällt.
Anzahlung und SchlussrechnungAus dem Angebot erzeugst du die Abschlagsrechnung. Die Schlussrechnung zieht die Anzahlung automatisch ab.
Belege und ReisekostenBeleg mit dem Handy fotografieren und als Ausgabe erfassen, mit Kostenstelle für das Projekt, falls du Aufträge getrennt betrachten willst.
Zeiterfassung für BearbeitungWenn du nach Aufwand abrechnest, erfasst du die Zeit und erzeugst die Rechnungsposition aus den Stunden.
Zahlungen zuordnenKontoauszug hochladen, Saldiqo erkennt bezahlte Rechnungen. Wer nicht zahlt, bekommt eine Erinnerung.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

Hochzeitsreportage, 8 Stunden Begleitung
Bildbearbeitung, 120 ausgewählte Bilder
Nutzungsrechte, Web und Print, ein Jahr
Anfahrt, Kilometerpauschale
Studiomiete für einen Tag
Anzahlung auf das Shooting am 21. Mai

Steuern und Rechnungen in der Schweiz

Was für Rechnungen in der Schweiz gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Mehrwertsteuer: Normalsatz 8,1 %, reduzierter Satz 2,6 %, Beherbergung 3,8 %. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Ohne MWST-Pflicht: Liegt dein weltweiter Umsatz aus steuerbaren Leistungen unter CHF 100'000 im Jahr, bist du von der Steuerpflicht befreit. Dann zeigt Saldiqo weder MWST noch MWST-Nummer auf der Rechnung, denn wer nicht registriert ist, darf keine MWST ausweisen. Für gemeinnützige, ehrenamtlich geführte Sport- und Kulturvereine liegt die Grenze bei CHF 250'000.
Pflichtangaben: Auf die Rechnung gehören Name und Ort des Leistungserbringers, die Firma so, wie sie im Handelsregister steht, dazu Empfänger, Leistung, Datum und Betrag. Bist du MWST-pflichtig, steht auch deine MWST-Nummer darauf, zum Beispiel CHE-123.456.789 MWST. Eine Rechnungsnummer schreibt das Gesetz nicht vor, sie wird aber empfohlen.
QR-Rechnung: Seit dem 30. September 2022 ist die QR-Rechnung der einzige Einzahlungsschein. Saldiqo setzt den Zahlteil mit Empfangsschein auf jede Rechnung, in CHF oder EUR, mit QR-IBAN und Referenz oder mit normaler IBAN.
E-Rechnung: Zwischen Unternehmen gibt es keine Pflicht. Der Bund verlangt E-Rechnungen ab einem Auftragswert über CHF 5'000.
MWST-Abrechnung: Sie geht über das ePortal der ESTV und nur noch elektronisch, in der Regel quartalsweise nach der effektiven Methode, innert 60 Tagen. Saldiqo zeigt Umsatz und MWST je Satz. Abgerechnet wird im ePortal oder über deine Treuhand.
Aufbewahrung: Zehn Jahre nach Art. 958f OR.
Zahlungsverzug: Der Verzugszins beträgt 5 % (Art. 104 OR). Verzug tritt in der Regel erst mit einer Mahnung ein, ausser es gibt einen festen Verfalltag. Eine Pauschale gibt es nicht. Mahngebühren darfst du nur verlangen, wenn sie in deinen AGB vereinbart sind.

Häufige Fragen

Kann ich Nutzungsrechte als eigene Position ausweisen?

Ja. Du legst die Leistung als eigenen Artikel an und fügst sie dem Angebot oder der Rechnung hinzu. So sieht der Kunde, wofür er zahlt.

Wie rechne ich Anzahlungen ab?

Du schreibst das Angebot, erzeugst daraus die Abschlagsrechnung und später die Schlussrechnung. Sie zieht die bezahlte Anzahlung ab.

Kann ich Equipment abschreiben?

In Deutschland ja: Saldiqo führt ein Anlagenverzeichnis und rechnet die Abschreibung. Für andere Länder erfasst du die Anschaffung als Ausgabe und klärst die Abschreibung mit deiner Steuerberatung.

Müssen Fotostudios und Fotografen in der Schweiz MWST ausweisen?

Nur wer MWST-pflichtig ist. Bei einem weltweiten Umsatz unter CHF 100'000 aus steuerbaren Leistungen besteht keine Pflicht, dann darfst du auch keine MWST auf die Rechnung schreiben. Wer die Grenze erreicht, meldet sich innert 30 Tagen an.

Brauchen Fotostudios und Fotografen in der Schweiz eine E-Rechnung?

Zwischen Unternehmen nicht. Nur der Bund verlangt sie ab einem Auftragswert über CHF 5'000. Für Zahlungen ist die QR-Rechnung der Standard, und die erzeugt Saldiqo für dich.

Wie lange müssen Fotostudios und Fotografen Rechnungen aufbewahren?

Zehn Jahre nach Art. 958f OR. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung bleibt bei dir.

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Rechnungen schreiben, Zahlungen zuordnen, Belege sammeln und mahnen: kostenlos und ohne Testphase.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.