Buchhaltung und Rechnungen für Personalberater

Retainer bei Auftrag, Erfolgshonorar bei Einstellung, Shortlist und Garantiezeit: Personalberater haben Rechnungen in Etappen mit hohen Einzelbeträgen. Saldiqo stellt Retainer und Erfolgshonorar getrennt, erinnert bei offenen Posten und erzeugt Rechnungskorrekturen, wenn die Einstellung scheitert.

Aktualisiert: 16. Oktober 2026

Das fällt bei Personalberater an

Rechnung in Etappen

Erste Rate bei Auftrag, zweite bei Shortlist, dritte bei Einstellung. Jede hat ihren Zeitpunkt.

Garantiezeit

Scheidet ein Kandidat in der Probezeit aus, entsteht eine Gutschrift oder ein Ersatz.

Hohe Einzelbeträge

Ein Honorar beträgt oft ein Drittel eines Jahresgehalts. Zahlungsziel und Nachfassen sind wichtig.

So hilft dir Saldiqo

Rechnung in EtappenRetainer, Shortlist, Erfolg als eigene Rechnungen oder Abschläge.
Rechnungskorrektur bei GarantiefallVerknüpft mit der Ursprungsrechnung.
ErinnerungenOffene Posten im Blick.
Kostenstelle je MandatAufwand und Ertrag je Mandat.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

Retainer bei Auftragserteilung, Mandat 2027-14
Shortlist-Vorstellung, 3 Kandidaten
Erfolgshonorar bei Einstellung, 28 % vom Jahresgehalt
Anzeigenschaltung laut Beleg weiterberechnet
Rechnungskorrektur: Ausscheiden in der Probezeit
Sourcing-Aufwand nach Stunden

Steuern und Rechnungen in der Schweiz

Was für Rechnungen in der Schweiz gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Mehrwertsteuer: Normalsatz 8,1 %, reduzierter Satz 2,6 %, Beherbergung 3,8 %. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Ohne MWST-Pflicht: Liegt dein weltweiter Umsatz aus steuerbaren Leistungen unter CHF 100'000 im Jahr, bist du von der Steuerpflicht befreit. Dann zeigt Saldiqo weder MWST noch MWST-Nummer auf der Rechnung, denn wer nicht registriert ist, darf keine MWST ausweisen. Für gemeinnützige, ehrenamtlich geführte Sport- und Kulturvereine liegt die Grenze bei CHF 250'000.
Pflichtangaben: Auf die Rechnung gehören Name und Ort des Leistungserbringers, die Firma so, wie sie im Handelsregister steht, dazu Empfänger, Leistung, Datum und Betrag. Bist du MWST-pflichtig, steht auch deine MWST-Nummer darauf, zum Beispiel CHE-123.456.789 MWST. Eine Rechnungsnummer schreibt das Gesetz nicht vor, sie wird aber empfohlen.
QR-Rechnung: Seit dem 30. September 2022 ist die QR-Rechnung der einzige Einzahlungsschein. Saldiqo setzt den Zahlteil mit Empfangsschein auf jede Rechnung, in CHF oder EUR, mit QR-IBAN und Referenz oder mit normaler IBAN.
E-Rechnung: Zwischen Unternehmen gibt es keine Pflicht. Der Bund verlangt E-Rechnungen ab einem Auftragswert über CHF 5'000.
MWST-Abrechnung: Sie geht über das ePortal der ESTV und nur noch elektronisch, in der Regel quartalsweise nach der effektiven Methode, innert 60 Tagen. Saldiqo zeigt Umsatz und MWST je Satz. Abgerechnet wird im ePortal oder über deine Treuhand.
Aufbewahrung: Zehn Jahre nach Art. 958f OR.
Zahlungsverzug: Der Verzugszins beträgt 5 % (Art. 104 OR). Verzug tritt in der Regel erst mit einer Mahnung ein, ausser es gibt einen festen Verfalltag. Eine Pauschale gibt es nicht. Mahngebühren darfst du nur verlangen, wenn sie in deinen AGB vereinbart sind.

Häufige Fragen

Wie rechne ich Retainer und Erfolgshonorar ab?

Als Abschlagsrechnungen aus dem Angebot, mit eigener Position je Etappe.

Wie behandle ich einen Garantiefall?

Mit einer Rechnungskorrektur zur Erfolgsrechnung, wenn du Honorar zurückzahlst.

Müssen Personalberater in der Schweiz MWST ausweisen?

Nur wer MWST-pflichtig ist. Bei einem weltweiten Umsatz unter CHF 100'000 aus steuerbaren Leistungen besteht keine Pflicht, dann darfst du auch keine MWST auf die Rechnung schreiben. Wer die Grenze erreicht, meldet sich innert 30 Tagen an.

Brauchen Personalberater in der Schweiz eine E-Rechnung?

Zwischen Unternehmen nicht. Nur der Bund verlangt sie ab einem Auftragswert über CHF 5'000. Für Zahlungen ist die QR-Rechnung der Standard, und die erzeugt Saldiqo für dich.

Wie lange müssen Personalberater Rechnungen aufbewahren?

Zehn Jahre nach Art. 958f OR. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung bleibt bei dir.

Saldiqo kostenlos testen

Rechnungen schreiben, Zahlungen zuordnen, Belege sammeln und mahnen: kostenlos und ohne Testphase.

Kostenlos starten

Diese Seite für andere Länder

Weitere Branchen

Alle Branchen

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.