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Buchhaltung und Rechnungen für Online-Shops

Bestellung kommt rein, Ware geht raus, Rechnung muss stimmen, Retoure kommt zurück. Ein Online-Shop produziert Belege im Minutentakt. Saldiqo holt die Bestellungen aus deinem Shop, schreibt Rechnung und Lieferschein dazu und ordnet am Ende die Zahlung zu.

Aktualisiert:

Das fällt bei Online-Shops an

Viele kleine Bestellungen

Hunderte Bestellungen im Monat mit je ein paar Euro Warenwert sind keine Seltenheit. Jede braucht eine Rechnung, einen Lieferschein und einen Zahlungseingang.

Mehrere Verkaufskanäle

Eigener Shop, Marktplatz, Social Media: Die Bestellungen kommen aus verschiedenen Quellen und müssen an einem Ort landen.

Retouren und Erstattungen

Ein Teil der Ware kommt zurück. Jede Rückgabe braucht eine Gutschrift, die zur ursprünglichen Rechnung passt.

Lager und Versand

Pickliste, Versandliste und Sendungsnummern gehören zur Bestellung. Der Lagerbestand sollte stimmen, bevor jemand etwas verkauft, das es nicht mehr gibt.

So hilft dir Saldiqo

  • Bestellungen holenSaldiqo ruft Bestellungen aus WooCommerce, Shopify oder Billbee ab. Dazu kommt der CSV-Import für andere Kanäle und die manuelle Bestellung.
  • Rechnung und Lieferschein je BestellungAus einer Bestellung erzeugst du Rechnung, Lieferschein und bei Bedarf eine Rechnungskorrektur. Alles bleibt verknüpft.
  • Lager, Pickliste, VersandlisteBei Artikeln mit Bestandsführung sinkt der Lagerbestand mit der Bestellung und steigt bei Storno und Retoure wieder. Die Pickliste fasst die Positionen mehrerer Bestellungen zusammen, die Versandliste liefert die Daten für den Versanddienst.
  • Versendet meldenFür WooCommerce meldet Saldiqo den Versand mit Sendungsnummer zurück an den Shop.
  • Zahlungen zuordnenKontoauszug hochladen: Saldiqo ordnet Zahlungen den Rechnungen zu, auch bei Kauf auf Rechnung. Wer nicht zahlt, bekommt eine Erinnerung.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

  • Artikel laut Bestellung, Versandkosten separat
  • Versand Paket, Sendungsnummer auf dem Lieferschein
  • Gutschein, eingelöst als Rabatt
  • Rechnungskorrektur: Rückgabe von zwei Artikeln
  • Verpackung und Zusatzservice
  • Lieferung in ein anderes EU-Land

Steuern und Rechnungen in der Schweiz

Was für Rechnungen in der Schweiz gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Mehrwertsteuer
Normalsatz 8,1 %, reduzierter Satz 2,6 %, Beherbergung 3,8 %. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Ohne MWST-Pflicht
Liegt dein weltweiter Umsatz aus steuerbaren Leistungen unter CHF 100'000 im Jahr, bist du von der Steuerpflicht befreit. Dann zeigt Saldiqo weder MWST noch MWST-Nummer auf der Rechnung, denn wer nicht registriert ist, darf keine MWST ausweisen. Für gemeinnützige, ehrenamtlich geführte Sport- und Kulturvereine liegt die Grenze bei CHF 250'000.
Pflichtangaben
Auf die Rechnung gehören Name und Ort des Leistungserbringers, die Firma so, wie sie im Handelsregister steht, dazu Empfänger, Leistung, Datum und Betrag. Bist du MWST-pflichtig, steht auch deine MWST-Nummer darauf, zum Beispiel CHE-123.456.789 MWST. Eine Rechnungsnummer schreibt das Gesetz nicht vor, sie wird aber empfohlen.
QR-Rechnung
Seit dem 30. September 2022 ist die QR-Rechnung der einzige Einzahlungsschein. Saldiqo setzt den Zahlteil mit Empfangsschein auf jede Rechnung, in CHF oder EUR, mit QR-IBAN und Referenz oder mit normaler IBAN.
E-Rechnung
Zwischen Unternehmen gibt es keine Pflicht. Der Bund verlangt E-Rechnungen ab einem Auftragswert über CHF 5'000.
MWST-Abrechnung
Sie geht über das ePortal der ESTV und nur noch elektronisch, in der Regel quartalsweise nach der effektiven Methode, innert 60 Tagen. Saldiqo zeigt Umsatz und MWST je Satz. Abgerechnet wird im ePortal oder über deine Treuhand.
Aufbewahrung
Zehn Jahre nach Art. 958f OR.
Zahlungsverzug
Der Verzugszins beträgt 5 % (Art. 104 OR). Verzug tritt in der Regel erst mit einer Mahnung ein, ausser es gibt einen festen Verfalltag. Eine Pauschale gibt es nicht. Mahngebühren darfst du nur verlangen, wenn sie in deinen AGB vereinbart sind.

Häufige Fragen

Welche Shops kann Saldiqo anbinden?

WooCommerce, Shopify und Billbee. Für andere Kanäle gibt es den CSV-Import mit einer eigenen Vorlage und die manuelle Bestellung. Zugangsdaten trägst du selbst ein.

Wie behandle ich Retouren?

Du erzeugst zur Rechnung eine Rechnungskorrektur oder Stornorechnung. Sie bleibt mit der Bestellung und der ursprünglichen Rechnung verknüpft.

Kann ich Lieferungen in andere Länder ausweisen?

Saldiqo kennt die Steuerarten innergemeinschaftliche Lieferung, Reverse Charge und Ausfuhr. Welche Regel für eine Lieferung gilt, klärst du mit deiner Steuerberatung.

Müssen Online-Shops in der Schweiz MWST ausweisen?

Nur wer MWST-pflichtig ist. Bei einem weltweiten Umsatz unter CHF 100'000 aus steuerbaren Leistungen besteht keine Pflicht, dann darfst du auch keine MWST auf die Rechnung schreiben. Wer die Grenze erreicht, meldet sich innert 30 Tagen an.

Brauchen Online-Shops in der Schweiz eine E-Rechnung?

Zwischen Unternehmen nicht. Nur der Bund verlangt sie ab einem Auftragswert über CHF 5'000. Für Zahlungen ist die QR-Rechnung der Standard, und die erzeugt Saldiqo für dich.

Wie lange müssen Online-Shops Rechnungen aufbewahren?

Zehn Jahre nach Art. 958f OR. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung bleibt bei dir.

Saldiqo kostenlos testen

Rechnungen schreiben, Zahlungen zuordnen, Belege sammeln und mahnen: kostenlos und ohne Testphase.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.