Buchhaltung und Rechnungen für Speaker und Trainer

Keynotes, Inhouse-Trainings, Vorträge und Online-Seminare: Speaker und Trainer verkaufen Tage und Honorare, reisen viel und bekommen Aufträge über Agenturen. Saldiqo schreibt Rechnungen mit Honorar und Reisekosten, stellt Anzahlungen und rechnet Agenturen und Veranstalter getrennt ab.

Aktualisiert: 16. Oktober 2026

Das fällt bei Speaker und Trainer an

Honorar und Reisekosten

Auftraggeber zahlen Honorar und ersetzen Reisekosten gegen Beleg. Beides steht getrennt auf der Rechnung.

Agenturen dazwischen

Eine Agentur vermittelt den Auftrag und nimmt Provision oder stellt die Rechnung an den Veranstalter.

Absagen und Ausfälle

Veranstaltungen werden verschoben. Ein Ausfallhonorar sichert das Einkommen.

So hilft dir Saldiqo

Rechnung mit Honorar und ReisekostenBeides als eigene Positionen.
Agentur als KontaktRechnung an Agentur oder Veranstalter, je nach Vertrag.
Anzahlung bei BuchungAngebot, Abschlag, Schlussrechnung.
Reisekosten erfassenBelege per Handyfoto.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

Keynote, 45 Minuten
Inhouse-Training, ganzer Tag
Reisekosten laut Beleg
Vorbereitung und Abstimmung, Stunden
Online-Seminar, 2 Stunden
Ausfallhonorar bei Absage

Steuern und Rechnungen in der Schweiz

Was für Rechnungen in der Schweiz gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Mehrwertsteuer: Normalsatz 8,1 %, reduzierter Satz 2,6 %, Beherbergung 3,8 %. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Ohne MWST-Pflicht: Liegt dein weltweiter Umsatz aus steuerbaren Leistungen unter CHF 100'000 im Jahr, bist du von der Steuerpflicht befreit. Dann zeigt Saldiqo weder MWST noch MWST-Nummer auf der Rechnung, denn wer nicht registriert ist, darf keine MWST ausweisen. Für gemeinnützige, ehrenamtlich geführte Sport- und Kulturvereine liegt die Grenze bei CHF 250'000.
Pflichtangaben: Auf die Rechnung gehören Name und Ort des Leistungserbringers, die Firma so, wie sie im Handelsregister steht, dazu Empfänger, Leistung, Datum und Betrag. Bist du MWST-pflichtig, steht auch deine MWST-Nummer darauf, zum Beispiel CHE-123.456.789 MWST. Eine Rechnungsnummer schreibt das Gesetz nicht vor, sie wird aber empfohlen.
QR-Rechnung: Seit dem 30. September 2022 ist die QR-Rechnung der einzige Einzahlungsschein. Saldiqo setzt den Zahlteil mit Empfangsschein auf jede Rechnung, in CHF oder EUR, mit QR-IBAN und Referenz oder mit normaler IBAN.
E-Rechnung: Zwischen Unternehmen gibt es keine Pflicht. Der Bund verlangt E-Rechnungen ab einem Auftragswert über CHF 5'000.
MWST-Abrechnung: Sie geht über das ePortal der ESTV und nur noch elektronisch, in der Regel quartalsweise nach der effektiven Methode, innert 60 Tagen. Saldiqo zeigt Umsatz und MWST je Satz. Abgerechnet wird im ePortal oder über deine Treuhand.
Aufbewahrung: Zehn Jahre nach Art. 958f OR.
Zahlungsverzug: Der Verzugszins beträgt 5 % (Art. 104 OR). Verzug tritt in der Regel erst mit einer Mahnung ein, ausser es gibt einen festen Verfalltag. Eine Pauschale gibt es nicht. Mahngebühren darfst du nur verlangen, wenn sie in deinen AGB vereinbart sind.

Häufige Fragen

Wie rechne ich über eine Agentur ab?

Du legst die Agentur oder den Veranstalter als Kontakt an. Je nach Vertrag stellst du die Rechnung an den einen oder anderen.

Wie behandle ich Reisekosten?

Du erfasst Belege als Ausgabe und stellst sie als Position weiter, wenn sie ersetzt werden.

Müssen Speaker und Trainer in der Schweiz MWST ausweisen?

Nur wer MWST-pflichtig ist. Bei einem weltweiten Umsatz unter CHF 100'000 aus steuerbaren Leistungen besteht keine Pflicht, dann darfst du auch keine MWST auf die Rechnung schreiben. Wer die Grenze erreicht, meldet sich innert 30 Tagen an.

Brauchen Speaker und Trainer in der Schweiz eine E-Rechnung?

Zwischen Unternehmen nicht. Nur der Bund verlangt sie ab einem Auftragswert über CHF 5'000. Für Zahlungen ist die QR-Rechnung der Standard, und die erzeugt Saldiqo für dich.

Wie lange müssen Speaker und Trainer Rechnungen aufbewahren?

Zehn Jahre nach Art. 958f OR. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung bleibt bei dir.

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Rechnungen schreiben, Zahlungen zuordnen, Belege sammeln und mahnen: kostenlos und ohne Testphase.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.