Buchhaltung und Rechnungen für IT-Administratoren

Support-Verträge, Netzwerke, Backups, Hardware-Beschaffung und Lizenzen: Ein IT-Dienstleister betreut kleine Firmen mit Monatsverträgen und liefert Geräte und Software dazu. Saldiqo erzeugt Monatsrechnungen, rechnet Hardware und Lizenzen weiter und erfasst Einsatzzeiten.

Aktualisiert: 16. Oktober 2026

Das fällt bei IT-Administratoren an

Kleine Firmen, laufende Betreuung

Arztpraxen, Kanzleien und Handwerker bezahlen einen Monatsbetrag für Support und Wartung.

Hardware und Lizenzen

Rechner, Netzwerk, Backups und Microsoft-Lizenzen werden beschafft und weiterberechnet.

Einsätze vor Ort

Anfahrt, Dauer und Material werden je Einsatz abgerechnet.

So hilft dir Saldiqo

Serienrechnung SupportMonatsvertrag zum Termin.
Hardware weiterberechnenBeleg als Ausgabe, Position mit Aufschlag.
Einsatz nach ZeitStunden mit Start und Stopp, Anfahrt als Position.
Lizenzen als SerienrechnungJährliche Lizenzen zum Termin.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

Support-Vertrag, Monat November, bis 5 Stunden
Einsatz vor Ort, Stunden
Anfahrtspauschale
Notebook laut Beleg weiterberechnet
Lizenzen Microsoft 365, Quartal
Backup-Einrichtung, Pauschale

Steuern und Rechnungen in der Schweiz

Was für Rechnungen in der Schweiz gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Mehrwertsteuer: Normalsatz 8,1 %, reduzierter Satz 2,6 %, Beherbergung 3,8 %. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Ohne MWST-Pflicht: Liegt dein weltweiter Umsatz aus steuerbaren Leistungen unter CHF 100'000 im Jahr, bist du von der Steuerpflicht befreit. Dann zeigt Saldiqo weder MWST noch MWST-Nummer auf der Rechnung, denn wer nicht registriert ist, darf keine MWST ausweisen. Für gemeinnützige, ehrenamtlich geführte Sport- und Kulturvereine liegt die Grenze bei CHF 250'000.
Pflichtangaben: Auf die Rechnung gehören Name und Ort des Leistungserbringers, die Firma so, wie sie im Handelsregister steht, dazu Empfänger, Leistung, Datum und Betrag. Bist du MWST-pflichtig, steht auch deine MWST-Nummer darauf, zum Beispiel CHE-123.456.789 MWST. Eine Rechnungsnummer schreibt das Gesetz nicht vor, sie wird aber empfohlen.
QR-Rechnung: Seit dem 30. September 2022 ist die QR-Rechnung der einzige Einzahlungsschein. Saldiqo setzt den Zahlteil mit Empfangsschein auf jede Rechnung, in CHF oder EUR, mit QR-IBAN und Referenz oder mit normaler IBAN.
E-Rechnung: Zwischen Unternehmen gibt es keine Pflicht. Der Bund verlangt E-Rechnungen ab einem Auftragswert über CHF 5'000.
MWST-Abrechnung: Sie geht über das ePortal der ESTV und nur noch elektronisch, in der Regel quartalsweise nach der effektiven Methode, innert 60 Tagen. Saldiqo zeigt Umsatz und MWST je Satz. Abgerechnet wird im ePortal oder über deine Treuhand.
Aufbewahrung: Zehn Jahre nach Art. 958f OR.
Zahlungsverzug: Der Verzugszins beträgt 5 % (Art. 104 OR). Verzug tritt in der Regel erst mit einer Mahnung ein, ausser es gibt einen festen Verfalltag. Eine Pauschale gibt es nicht. Mahngebühren darfst du nur verlangen, wenn sie in deinen AGB vereinbart sind.

Häufige Fragen

Kann ich Support-Verträge automatisch abrechnen?

Ja. Eine Serienrechnung je Kunde erzeugt die Rechnung zum Termin.

Wie berechne ich Hardware weiter?

Du erfasst den Beleg als Ausgabe und stellst sie mit Aufschlag als Position in Rechnung.

Müssen IT-Administratoren in der Schweiz MWST ausweisen?

Nur wer MWST-pflichtig ist. Bei einem weltweiten Umsatz unter CHF 100'000 aus steuerbaren Leistungen besteht keine Pflicht, dann darfst du auch keine MWST auf die Rechnung schreiben. Wer die Grenze erreicht, meldet sich innert 30 Tagen an.

Brauchen IT-Administratoren in der Schweiz eine E-Rechnung?

Zwischen Unternehmen nicht. Nur der Bund verlangt sie ab einem Auftragswert über CHF 5'000. Für Zahlungen ist die QR-Rechnung der Standard, und die erzeugt Saldiqo für dich.

Wie lange müssen IT-Administratoren Rechnungen aufbewahren?

Zehn Jahre nach Art. 958f OR. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung bleibt bei dir.

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Rechnungen schreiben, Zahlungen zuordnen, Belege sammeln und mahnen: kostenlos und ohne Testphase.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.