Buchhaltung und Rechnungen für Datenschutzbeauftragte

Externe Datenschutzbeauftragte betreuen mehrere Firmen mit Pauschalen, dazu kommen Audits, Schulungen und Auskunftsersuchen. Saldiqo erzeugt die Monatspauschalen zum Termin, rechnet Mehraufwand nach Stunden ab und zeigt je Mandant, wie viel Zeit ein Vertrag braucht.

Aktualisiert: 16. Oktober 2026

Das fällt bei Datenschutzbeauftragte an

Mandanten mit Pauschale

Ein Vertrag hat eine monatliche Pauschale für die Betreuung. Jeder Mandant bekommt jeden Monat dieselbe Rechnung.

Mehraufwand

Ein Vorfall, ein Auskunftsersuchen oder ein neues Tool kosten zusätzlich Zeit, die nach Stunden berechnet wird.

Schulungen und Audits

Sie sind einmalige Aufträge mit Teilnehmerzahl oder Umfang.

So hilft dir Saldiqo

Serienrechnung je MandantMonatspauschale zum festen Termin.
ZeiterfassungMehraufwand je Mandant erfassen und berechnen.
Schulungen und AuditsAngebot, Abschlag, Schlussrechnung.
Kostenstelle je MandantAufwand und Ertrag je Vertrag.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

Externer Datenschutzbeauftragter, Monat November
Datenschutz-Audit, Bericht und Massnahmen
Schulung Mitarbeitende, 2 Stunden
Bearbeitung eines Auskunftsersuchens, Stunden
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Erstellung
Datenschutzfolgenabschätzung, Pauschale

Steuern und Rechnungen in der Schweiz

Was für Rechnungen in der Schweiz gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Mehrwertsteuer: Normalsatz 8,1 %, reduzierter Satz 2,6 %, Beherbergung 3,8 %. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Ohne MWST-Pflicht: Liegt dein weltweiter Umsatz aus steuerbaren Leistungen unter CHF 100'000 im Jahr, bist du von der Steuerpflicht befreit. Dann zeigt Saldiqo weder MWST noch MWST-Nummer auf der Rechnung, denn wer nicht registriert ist, darf keine MWST ausweisen. Für gemeinnützige, ehrenamtlich geführte Sport- und Kulturvereine liegt die Grenze bei CHF 250'000.
Pflichtangaben: Auf die Rechnung gehören Name und Ort des Leistungserbringers, die Firma so, wie sie im Handelsregister steht, dazu Empfänger, Leistung, Datum und Betrag. Bist du MWST-pflichtig, steht auch deine MWST-Nummer darauf, zum Beispiel CHE-123.456.789 MWST. Eine Rechnungsnummer schreibt das Gesetz nicht vor, sie wird aber empfohlen.
QR-Rechnung: Seit dem 30. September 2022 ist die QR-Rechnung der einzige Einzahlungsschein. Saldiqo setzt den Zahlteil mit Empfangsschein auf jede Rechnung, in CHF oder EUR, mit QR-IBAN und Referenz oder mit normaler IBAN.
E-Rechnung: Zwischen Unternehmen gibt es keine Pflicht. Der Bund verlangt E-Rechnungen ab einem Auftragswert über CHF 5'000.
MWST-Abrechnung: Sie geht über das ePortal der ESTV und nur noch elektronisch, in der Regel quartalsweise nach der effektiven Methode, innert 60 Tagen. Saldiqo zeigt Umsatz und MWST je Satz. Abgerechnet wird im ePortal oder über deine Treuhand.
Aufbewahrung: Zehn Jahre nach Art. 958f OR.
Zahlungsverzug: Der Verzugszins beträgt 5 % (Art. 104 OR). Verzug tritt in der Regel erst mit einer Mahnung ein, ausser es gibt einen festen Verfalltag. Eine Pauschale gibt es nicht. Mahngebühren darfst du nur verlangen, wenn sie in deinen AGB vereinbart sind.

Häufige Fragen

Kann ich Mandantenverträge automatisch abrechnen?

Ja. Eine Serienrechnung je Mandant erzeugt die Rechnung zum festen Termin.

Wie rechne ich Mehraufwand ab?

Du erfasst die Zeit und übernimmst sie als Position in die nächste Rechnung.

Müssen Datenschutzbeauftragte in der Schweiz MWST ausweisen?

Nur wer MWST-pflichtig ist. Bei einem weltweiten Umsatz unter CHF 100'000 aus steuerbaren Leistungen besteht keine Pflicht, dann darfst du auch keine MWST auf die Rechnung schreiben. Wer die Grenze erreicht, meldet sich innert 30 Tagen an.

Brauchen Datenschutzbeauftragte in der Schweiz eine E-Rechnung?

Zwischen Unternehmen nicht. Nur der Bund verlangt sie ab einem Auftragswert über CHF 5'000. Für Zahlungen ist die QR-Rechnung der Standard, und die erzeugt Saldiqo für dich.

Wie lange müssen Datenschutzbeauftragte Rechnungen aufbewahren?

Zehn Jahre nach Art. 958f OR. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung bleibt bei dir.

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Rechnungen schreiben, Zahlungen zuordnen, Belege sammeln und mahnen: kostenlos und ohne Testphase.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.