Buchhaltung und Rechnungen für IT-Freelancer

Stundensatz, Tagessatz, Wartungsvertrag: IT-Freelancer rechnen nach Zeit und für Kunden in mehreren Ländern. Saldiqo erfasst deine Stunden, schreibt die Rechnung daraus und kennt die Steuerart Reverse Charge für Kunden im EU-Ausland.

Aktualisiert: 16. Oktober 2026

Das fällt bei IT-Freelancer an

Abrechnung nach Zeit

Stunden und Tage müssen aufs Projekt, den Kunden und die Rechnung. Wer die Zeit im Kopf mitführt, rechnet am Monatsende ungenau.

Wiederkehrende Beträge

Wartungs- und Supportverträge, Hosting und Lizenzen laufen monatlich oder jährlich. Die Rechnung ist jedes Mal dieselbe.

Kunden in mehreren Ländern

Startups in Berlin, eine Agentur in Wien, ein Konzern in Amsterdam: Je nach Kunde und Land gelten andere Regeln, und die Rechnung muss das zeigen.

Abos und Tools

Cloud, Entwicklerwerkzeuge, Software, Domains: Die laufenden Ausgaben sind viele kleine Rechnungen, oft in Fremdwährung.

So hilft dir Saldiqo

Zeiterfassung mit Start und StoppZeit läuft mit, du ordnest sie Kunde und Projekt zu. Daraus entsteht die Rechnungsposition.
Rechnung aus erfassten ZeitenOffene Zeiten je Kunde bündelst du mit einem Klick zu einer Rechnung.
Wartungsvertrag als SerienrechnungMonatliche Pauschalen und jährliche Lizenzen erzeugt eine Serienrechnung zum festen Termin.
Steuerart für das AuslandFür Unternehmen in anderen EU-Ländern wählst du Reverse Charge, Saldiqo schreibt den Hinweis auf die Rechnung. Für andere Fälle klärst du mit deiner Steuerberatung, welche Steuerart passt.
Belege und ZahlungenBeleg mit dem Handy fotografieren, Kontoauszug hochladen, Saldiqo ordnet Zahlungen den Rechnungen zu.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

Softwareentwicklung, 18 Stunden
Code-Review und Architekturberatung, 4 Stunden
Bereitschaftspauschale, Monat Oktober
Wartungsvertrag, Monat Oktober
Weiterberechnung Hosting und Lizenzen laut Beleg
Reisekosten nach Aufwand

Steuern und Rechnungen in der Schweiz

Was für Rechnungen in der Schweiz gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Mehrwertsteuer: Normalsatz 8,1 %, reduzierter Satz 2,6 %, Beherbergung 3,8 %. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Ohne MWST-Pflicht: Liegt dein weltweiter Umsatz aus steuerbaren Leistungen unter CHF 100'000 im Jahr, bist du von der Steuerpflicht befreit. Dann zeigt Saldiqo weder MWST noch MWST-Nummer auf der Rechnung, denn wer nicht registriert ist, darf keine MWST ausweisen. Für gemeinnützige, ehrenamtlich geführte Sport- und Kulturvereine liegt die Grenze bei CHF 250'000.
Pflichtangaben: Auf die Rechnung gehören Name und Ort des Leistungserbringers, die Firma so, wie sie im Handelsregister steht, dazu Empfänger, Leistung, Datum und Betrag. Bist du MWST-pflichtig, steht auch deine MWST-Nummer darauf, zum Beispiel CHE-123.456.789 MWST. Eine Rechnungsnummer schreibt das Gesetz nicht vor, sie wird aber empfohlen.
QR-Rechnung: Seit dem 30. September 2022 ist die QR-Rechnung der einzige Einzahlungsschein. Saldiqo setzt den Zahlteil mit Empfangsschein auf jede Rechnung, in CHF oder EUR, mit QR-IBAN und Referenz oder mit normaler IBAN.
E-Rechnung: Zwischen Unternehmen gibt es keine Pflicht. Der Bund verlangt E-Rechnungen ab einem Auftragswert über CHF 5'000.
MWST-Abrechnung: Sie geht über das ePortal der ESTV und nur noch elektronisch, in der Regel quartalsweise nach der effektiven Methode, innert 60 Tagen. Saldiqo zeigt Umsatz und MWST je Satz. Abgerechnet wird im ePortal oder über deine Treuhand.
Aufbewahrung: Zehn Jahre nach Art. 958f OR.
Zahlungsverzug: Der Verzugszins beträgt 5 % (Art. 104 OR). Verzug tritt in der Regel erst mit einer Mahnung ein, ausser es gibt einen festen Verfalltag. Eine Pauschale gibt es nicht. Mahngebühren darfst du nur verlangen, wenn sie in deinen AGB vereinbart sind.

Häufige Fragen

Kann ich Stunden erfassen und daraus eine Rechnung machen?

Ja. Saldiqo hat eine Zeiterfassung mit Start und Stopp, offene Zeiten je Kunde und die Rechnung aus Zeiten.

Wie rechne ich mit Kunden im EU-Ausland ab?

Du wählst bei der Rechnung die Steuerart, zum Beispiel Reverse Charge. Saldiqo schreibt den Hinweis dazu. Welche Regel für den Kunden gilt, klärst du mit deiner Steuerberatung.

Gibt es einen Zugang für meine Steuerberatung?

Ja. Du lädst deine Steuerberatung mit eigenem Zugang ein. Sie sieht deine Zahlen, ohne etwas zu ändern, und kann Exporte ziehen.

Müssen IT-Freelancer in der Schweiz MWST ausweisen?

Nur wer MWST-pflichtig ist. Bei einem weltweiten Umsatz unter CHF 100'000 aus steuerbaren Leistungen besteht keine Pflicht, dann darfst du auch keine MWST auf die Rechnung schreiben. Wer die Grenze erreicht, meldet sich innert 30 Tagen an.

Brauchen IT-Freelancer in der Schweiz eine E-Rechnung?

Zwischen Unternehmen nicht. Nur der Bund verlangt sie ab einem Auftragswert über CHF 5'000. Für Zahlungen ist die QR-Rechnung der Standard, und die erzeugt Saldiqo für dich.

Wie lange müssen IT-Freelancer Rechnungen aufbewahren?

Zehn Jahre nach Art. 958f OR. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung bleibt bei dir.

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Rechnungen schreiben, Zahlungen zuordnen, Belege sammeln und mahnen: kostenlos und ohne Testphase.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.