Buchhaltung und Rechnungen für Wärmepumpen-Installateure

Planung, Förderantrag, Lieferung, Installation und Inbetriebnahme: Wärmepumpen sind Grossaufträge mit vielen Beteiligten und langen Lieferzeiten. Saldiqo stellt Abschläge zu Auftrag, Lieferung und Inbetriebnahme, rechnet Förderung und Eigenanteil sauber getrennt ab und erfasst die Rechnungen der Hersteller.

Aktualisiert: 16. Oktober 2026

Das fällt bei Wärmepumpen-Installateure an

Grossaufträge mit langer Lieferzeit

Die Wärmepumpe kommt Wochen nach der Bestellung. Der Betrieb legt den Preis des Herstellers aus, bevor der Kunde zahlt.

Förderung und Eigenanteil

Kunden beantragen Zuschüsse, und die Rechnung muss Bestandteile so zeigen, dass der Antrag möglich ist.

Wartung danach

Wartungsverträge sichern wiederkehrende Einnahmen, wenn sie pünktlich abgerechnet werden.

So hilft dir Saldiqo

Abschläge zu Auftrag, Lieferung, InbetriebnahmeAngebot, Abschläge, Schlussrechnung.
Positionen für den FörderantragGerät, Installation und Nebenarbeiten als einzelne Positionen.
Herstellerrechnungen je ProjektRechnungen erfassen und der Kostenstelle des Auftrags zuordnen.
Wartung als SerienrechnungJährliche Wartung erzeugt Saldiqo zum Termin.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

Luft-Wasser-Wärmepumpe, Lieferung
Installation und hydraulischer Abgleich
Inbetriebnahme und Einweisung
Pufferspeicher und Zubehör laut Lieferschein
Demontage der Altanlage, Entsorgung
Abschlag 40 % bei Bestellung des Geräts

Steuern und Rechnungen in der Schweiz

Was für Rechnungen in der Schweiz gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Mehrwertsteuer: Normalsatz 8,1 %, reduzierter Satz 2,6 %, Beherbergung 3,8 %. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Ohne MWST-Pflicht: Liegt dein weltweiter Umsatz aus steuerbaren Leistungen unter CHF 100'000 im Jahr, bist du von der Steuerpflicht befreit. Dann zeigt Saldiqo weder MWST noch MWST-Nummer auf der Rechnung, denn wer nicht registriert ist, darf keine MWST ausweisen. Für gemeinnützige, ehrenamtlich geführte Sport- und Kulturvereine liegt die Grenze bei CHF 250'000.
Pflichtangaben: Auf die Rechnung gehören Name und Ort des Leistungserbringers, die Firma so, wie sie im Handelsregister steht, dazu Empfänger, Leistung, Datum und Betrag. Bist du MWST-pflichtig, steht auch deine MWST-Nummer darauf, zum Beispiel CHE-123.456.789 MWST. Eine Rechnungsnummer schreibt das Gesetz nicht vor, sie wird aber empfohlen.
QR-Rechnung: Seit dem 30. September 2022 ist die QR-Rechnung der einzige Einzahlungsschein. Saldiqo setzt den Zahlteil mit Empfangsschein auf jede Rechnung, in CHF oder EUR, mit QR-IBAN und Referenz oder mit normaler IBAN.
E-Rechnung: Zwischen Unternehmen gibt es keine Pflicht. Der Bund verlangt E-Rechnungen ab einem Auftragswert über CHF 5'000.
MWST-Abrechnung: Sie geht über das ePortal der ESTV und nur noch elektronisch, in der Regel quartalsweise nach der effektiven Methode, innert 60 Tagen. Saldiqo zeigt Umsatz und MWST je Satz. Abgerechnet wird im ePortal oder über deine Treuhand.
Aufbewahrung: Zehn Jahre nach Art. 958f OR.
Zahlungsverzug: Der Verzugszins beträgt 5 % (Art. 104 OR). Verzug tritt in der Regel erst mit einer Mahnung ein, ausser es gibt einen festen Verfalltag. Eine Pauschale gibt es nicht. Mahngebühren darfst du nur verlangen, wenn sie in deinen AGB vereinbart sind.

Häufige Fragen

Wie rechne ich Geräte mit langer Lieferzeit ab?

Mit einem Abschlag bei Bestellung. Weitere Abschläge zu Lieferung und Inbetriebnahme, die Schlussrechnung zieht alle ab.

Kann ich Positionen für Förderanträge getrennt ausweisen?

Ja. Gerät, Installation und Nebenleistungen als einzelne Positionen. Welche Angaben ein Antrag verlangt, klärst du mit der Förderstelle.

Müssen Wärmepumpen-Installateure in der Schweiz MWST ausweisen?

Nur wer MWST-pflichtig ist. Bei einem weltweiten Umsatz unter CHF 100'000 aus steuerbaren Leistungen besteht keine Pflicht, dann darfst du auch keine MWST auf die Rechnung schreiben. Wer die Grenze erreicht, meldet sich innert 30 Tagen an.

Brauchen Wärmepumpen-Installateure in der Schweiz eine E-Rechnung?

Zwischen Unternehmen nicht. Nur der Bund verlangt sie ab einem Auftragswert über CHF 5'000. Für Zahlungen ist die QR-Rechnung der Standard, und die erzeugt Saldiqo für dich.

Wie lange müssen Wärmepumpen-Installateure Rechnungen aufbewahren?

Zehn Jahre nach Art. 958f OR. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung bleibt bei dir.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.