Buchhaltung und Rechnungen für Catering-Unternehmen

Buffet, Menü, Personal, Geschirr und Lieferung: Beim Catering besteht eine Rechnung aus vielen Teilen, die sich nach Personenzahl und Termin ändern. Saldiqo stellt Anzahlung bei Auftrag, passt die Schlussrechnung an die endgültige Personenzahl an und erfasst Wareneinkauf und Personal je Veranstaltung.

Aktualisiert: 16. Oktober 2026

Das fällt bei Catering-Unternehmen an

Preis nach Personenzahl

Das Angebot steht vor der endgültigen Gästezahl. Die Schlussrechnung muss die tatsächliche Zahl abbilden.

Viele Kostenarten

Ware, Personal, Geschirr, Transport und Mieten gehören zu jeder Veranstaltung und müssen ihr zugeordnet sein.

Anzahlung und Zahlungsziel

Firmenkunden zahlen auf Ziel, Privatkunden vor der Feier.

So hilft dir Saldiqo

Angebot nach PersonenzahlMenüpreis pro Person, Personal und Equipment als Positionen.
Anzahlung und SchlussrechnungAbschlag bei Auftrag, Schlussrechnung mit endgültiger Zahl.
Kostenstelle je VeranstaltungWare, Personal und Mieten zuordnen und das Ergebnis sehen.
ErinnerungenZahlungserinnerungen mit Fristen bei überfälligen Rechnungen.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

Buffet, 3 Hauptgänge und 2 Beilagen, pro Person, 80 Personen
Servicepersonal, Stunden
Geschirr und Besteck, Miete
Getränkepauschale pro Person
Lieferung und Aufbau
Anzahlung 40 % bei Auftrag

Steuern und Rechnungen in der Schweiz

Was für Rechnungen in der Schweiz gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Mehrwertsteuer: Normalsatz 8,1 %, reduzierter Satz 2,6 %, Beherbergung 3,8 %. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Ohne MWST-Pflicht: Liegt dein weltweiter Umsatz aus steuerbaren Leistungen unter CHF 100'000 im Jahr, bist du von der Steuerpflicht befreit. Dann zeigt Saldiqo weder MWST noch MWST-Nummer auf der Rechnung, denn wer nicht registriert ist, darf keine MWST ausweisen. Für gemeinnützige, ehrenamtlich geführte Sport- und Kulturvereine liegt die Grenze bei CHF 250'000.
Pflichtangaben: Auf die Rechnung gehören Name und Ort des Leistungserbringers, die Firma so, wie sie im Handelsregister steht, dazu Empfänger, Leistung, Datum und Betrag. Bist du MWST-pflichtig, steht auch deine MWST-Nummer darauf, zum Beispiel CHE-123.456.789 MWST. Eine Rechnungsnummer schreibt das Gesetz nicht vor, sie wird aber empfohlen.
QR-Rechnung: Seit dem 30. September 2022 ist die QR-Rechnung der einzige Einzahlungsschein. Saldiqo setzt den Zahlteil mit Empfangsschein auf jede Rechnung, in CHF oder EUR, mit QR-IBAN und Referenz oder mit normaler IBAN.
E-Rechnung: Zwischen Unternehmen gibt es keine Pflicht. Der Bund verlangt E-Rechnungen ab einem Auftragswert über CHF 5'000.
MWST-Abrechnung: Sie geht über das ePortal der ESTV und nur noch elektronisch, in der Regel quartalsweise nach der effektiven Methode, innert 60 Tagen. Saldiqo zeigt Umsatz und MWST je Satz. Abgerechnet wird im ePortal oder über deine Treuhand.
Aufbewahrung: Zehn Jahre nach Art. 958f OR.
Zahlungsverzug: Der Verzugszins beträgt 5 % (Art. 104 OR). Verzug tritt in der Regel erst mit einer Mahnung ein, ausser es gibt einen festen Verfalltag. Eine Pauschale gibt es nicht. Mahngebühren darfst du nur verlangen, wenn sie in deinen AGB vereinbart sind.

Häufige Fragen

Wie passe ich die Schlussrechnung an die endgültige Personenzahl an?

Du änderst die Menge in der Schlussrechnung. Sie zieht die Anzahlung ab und zeigt den Rest.

Wie sehe ich die Marge je Veranstaltung?

Mit Kostenstellen je Veranstaltung. Du ordnest Ware, Personal und Rechnungen zu.

Müssen Catering-Unternehmen in der Schweiz MWST ausweisen?

Nur wer MWST-pflichtig ist. Bei einem weltweiten Umsatz unter CHF 100'000 aus steuerbaren Leistungen besteht keine Pflicht, dann darfst du auch keine MWST auf die Rechnung schreiben. Wer die Grenze erreicht, meldet sich innert 30 Tagen an.

Brauchen Catering-Unternehmen in der Schweiz eine E-Rechnung?

Zwischen Unternehmen nicht. Nur der Bund verlangt sie ab einem Auftragswert über CHF 5'000. Für Zahlungen ist die QR-Rechnung der Standard, und die erzeugt Saldiqo für dich.

Wie lange müssen Catering-Unternehmen Rechnungen aufbewahren?

Zehn Jahre nach Art. 958f OR. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung bleibt bei dir.

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Rechnungen schreiben, Zahlungen zuordnen, Belege sammeln und mahnen: kostenlos und ohne Testphase.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.