Buchhaltung und Rechnungen für Virtuelle Assistenten

E-Mails sortieren, Termine planen, Rechnungen schreiben, Reisen buchen: Virtuelle Assistenten arbeiten für mehrere Kunden gleichzeitig, meist nach Stundenpaketen. Saldiqo erfasst Zeiten je Kunde, schreibt die Monatsrechnung aus den Stunden und zeigt, welche Kunden zu viel Zeit kosten.

Aktualisiert: 16. Oktober 2026

Das fällt bei Virtuelle Assistenten an

Mehrere Kunden, wenige Stunden

Jeder Kunde bucht fünf bis zwanzig Stunden im Monat. Die Zeit muss je Kunde sauber getrennt sein.

Kontingent und Mehrleistung

Das Paket deckt eine feste Stundenzahl, darüber hinaus wird nach Aufwand berechnet.

Kunden in mehreren Ländern

Viele Virtuelle Assistenten arbeiten für Kunden im Ausland. Die Steuerart muss stimmen.

So hilft dir Saldiqo

Zeiterfassung je KundeStart und Stopp, Zuordnung zum Kunden.
Rechnung aus StundenOffene Zeiten werden zur Rechnung.
Serienrechnung für KontingenteMonatspaket zum Termin.
Reverse ChargeFür Unternehmen im EU-Ausland.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

Stundenpaket Assistenz, 10 Stunden, November
Zusätzliche Stunden nach Aufwand
Reisebuchung und Organisation, Pauschale
E-Mail- und Terminverwaltung, Monat
Recherche, Stunden
Software-Abo laut Beleg weiterberechnet

Steuern und Rechnungen in der Schweiz

Was für Rechnungen in der Schweiz gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Mehrwertsteuer: Normalsatz 8,1 %, reduzierter Satz 2,6 %, Beherbergung 3,8 %. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Ohne MWST-Pflicht: Liegt dein weltweiter Umsatz aus steuerbaren Leistungen unter CHF 100'000 im Jahr, bist du von der Steuerpflicht befreit. Dann zeigt Saldiqo weder MWST noch MWST-Nummer auf der Rechnung, denn wer nicht registriert ist, darf keine MWST ausweisen. Für gemeinnützige, ehrenamtlich geführte Sport- und Kulturvereine liegt die Grenze bei CHF 250'000.
Pflichtangaben: Auf die Rechnung gehören Name und Ort des Leistungserbringers, die Firma so, wie sie im Handelsregister steht, dazu Empfänger, Leistung, Datum und Betrag. Bist du MWST-pflichtig, steht auch deine MWST-Nummer darauf, zum Beispiel CHE-123.456.789 MWST. Eine Rechnungsnummer schreibt das Gesetz nicht vor, sie wird aber empfohlen.
QR-Rechnung: Seit dem 30. September 2022 ist die QR-Rechnung der einzige Einzahlungsschein. Saldiqo setzt den Zahlteil mit Empfangsschein auf jede Rechnung, in CHF oder EUR, mit QR-IBAN und Referenz oder mit normaler IBAN.
E-Rechnung: Zwischen Unternehmen gibt es keine Pflicht. Der Bund verlangt E-Rechnungen ab einem Auftragswert über CHF 5'000.
MWST-Abrechnung: Sie geht über das ePortal der ESTV und nur noch elektronisch, in der Regel quartalsweise nach der effektiven Methode, innert 60 Tagen. Saldiqo zeigt Umsatz und MWST je Satz. Abgerechnet wird im ePortal oder über deine Treuhand.
Aufbewahrung: Zehn Jahre nach Art. 958f OR.
Zahlungsverzug: Der Verzugszins beträgt 5 % (Art. 104 OR). Verzug tritt in der Regel erst mit einer Mahnung ein, ausser es gibt einen festen Verfalltag. Eine Pauschale gibt es nicht. Mahngebühren darfst du nur verlangen, wenn sie in deinen AGB vereinbart sind.

Häufige Fragen

Wie rechne ich Stundenpakete ab?

Du legst das Paket als Artikel an und rechnest zusätzliche Stunden nach Aufwand ab. Zeiten erfasst du mit Start und Stopp.

Wie behandle ich Kunden im EU-Ausland?

Mit der Steuerart Reverse Charge. Die Regel für den Kunden klärst du mit deiner Steuerberatung.

Müssen Virtuelle Assistenten in der Schweiz MWST ausweisen?

Nur wer MWST-pflichtig ist. Bei einem weltweiten Umsatz unter CHF 100'000 aus steuerbaren Leistungen besteht keine Pflicht, dann darfst du auch keine MWST auf die Rechnung schreiben. Wer die Grenze erreicht, meldet sich innert 30 Tagen an.

Brauchen Virtuelle Assistenten in der Schweiz eine E-Rechnung?

Zwischen Unternehmen nicht. Nur der Bund verlangt sie ab einem Auftragswert über CHF 5'000. Für Zahlungen ist die QR-Rechnung der Standard, und die erzeugt Saldiqo für dich.

Wie lange müssen Virtuelle Assistenten Rechnungen aufbewahren?

Zehn Jahre nach Art. 958f OR. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung bleibt bei dir.

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Rechnungen schreiben, Zahlungen zuordnen, Belege sammeln und mahnen: kostenlos und ohne Testphase.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.